Hinter den Kulissen des Saunawassermarathons

Der Saunawassermarathon (kurz: SWM) läuft seit Juni sehr erfolgreich durch ganz Deutschland. Der Eimer „rennt“ durch alle Bundesländer und verbindet Menschen von Lübeck bis Lindau. Unzählige DFG-Mitglieder helfen mit und es ist großartig zu sehen, was wir gemeinsam auf die Beine stellen können.

Damit das alles auch klappt, werkelt im Hintergrund seit Jahresanfang das SWM-Orgateam.

Das Team besteht aus Mari Koskela und Hans Koppold vom Bundesvorstand, Tarja Prüss und Susanne Triesch, Daniel Lerzer und Ines Keubler von der DFG und Mikaela Mäkelä sowie Mikko Fritze vom Finnland-Institut.

Hans: Ja, eine Mammutaufgabe und ein Traumprojekt zugleich.

Klar ist, es bedeutet einen erheblichen Zeitaufwand und natürlich einiges an Koordination. Man muss sich nur den Fackellauf des Olympischen Feuers anschauen, wo mehrere Jahre und viel Manpower für Planung und Umsetzung notwendig sind. Natürlich ist ganze bei uns um einiges kleiner, aber unsere Zeitfenster, Budget als auch Manpower dafür auch wesentlich begrenzter.

Der Endpunkt für den Event war schnell definiert, der Internationale Saunakongress, der im Oktober in Stuttgart stattfindet. Und da die Idee in Tampere in der Rajaportin Sauna entstand, wurde dieser Ort als ein guter Startpunkt festgelegt. Außerdem ist Tampere ja die Sauna-Hauptstadt.

Im Rahmen der Korporation wurde beschlossen, dass das Finnland-Institut für die Organisation und die Durchführung in Finnland, für das Werbe-Sponsoring sowie für die Abschlussveranstaltung verantwortlich ist. Die DFG, aufgrund der Flächenabdeckung mit DFG Bezirksvereinen und -gruppen, sollte für die Organisation und das Handling in Deutschland zuständig sein. Werbung und Eventdokumentation waren in gemeinsamer Zuständigkeit.

Hans: Natürlich, sonst wäre es ja gar nicht möglich gewesen. Schließlich besteht die DFG bis auf Ines Keubler in unserer Geschäftsstelle aus Ehrenamtlichen. Alle haben berufliche Verpflichtungen, von familiären etc. ganz zu schweigen.

Glücklicherweise war es aber relativ schnell möglich, ein Team zu bilden, das ganz unterschiedliche Kompetenzen vereint und sich wunderbar ergänzt.

Da die Zeit beschränkt war, haben wir uns innerhalb der DFG entschlossen, auch das Referat Öffentlichkeitsarbeit und Social Media einzubinden. Daniel von der DFG Nürnberg hat zusammen mit Tarja und Mikaela die umfangreiche Webseite gebaut. Und zusammen mit Ines als Hauptamtliche koordiniere ich die Wegstrecken, die Zonen und die einzelnen Veranstaltungen. Auch die Koordination, interne Organisation und interne Vermarktung läuft über den DFG Vorstand.

Beim Finnland-Institut wurde mit Mikaela eine bezahlte Stelle für Social Media und Sponsorenkontakt für dieses Projekt geschaffen. Der Leiter des Instituts stellte sich für interne Vermarktung als auch Außenwirkung zur Verfügung.

Mit der gerade beschriebenen Mannschaft wurden regelmäßige wöchentliche Zoom Calls abgehalten, um gemeinsame Arbeitsschritte zu definieren und Aufgaben zu verteilen. Weiterhin wurde ein Cloud-Zugang eingerichtet, um gemeinsame Daten im Team zu teilen und daran gemeinsam zu arbeiten.  

Es stellten sich drei Haupt-Herausforderungen dar, die dann entsprechend gelöst worden sind:

Bei der Namensgebung der Veranstaltung, hat man sich nach gemeinsamer und konstruktiver Diskussion auf den Saunawassermarathon geeinigt, da dieser eine im Namen große Werbewirksamkeit erzielt und noch nicht irgendwo eingetragen oder geschützt war.

Für die beste Schnittstelle, um die einzelnen Events der Veranstalter und Organisatoren des Saunawassermarathons so einfach wie möglich zu halten, haben wir uns auf eine Webseite mit Kontaktformularen und Karte, Emailaustausch als auch Zoom geeinigt. Weiterhin wurden E-Mail Accounts für die einzelnen Zuständigkeiten angelegt. Für die Vermarktung des Projekts innerhalb der DFG wurden Newsletter und Artikel an Medien geschickt, aber auch in der Deutsch-Finnischen Rundschau und auf der DFG-Webseite veröffentlicht. Für eine spezielle detaillierte Verbreitung über die Landesvereine der DFG wurden Online-Infoveranstaltungen zum Thema Saunawassermarathon angeboten. Mit der Einbeziehung von Presseveranstaltungen hat der Saunawassermarathon auch über die DFG hinaus ein großes Interesse und Zulauf bekommen.

Um auch immer auf dem aktuellen Stand der Events zu sein und die Aktion breiter bekannt zu machen, haben wir  einen Instagram- und einen Facebook-Account speziell für den Saunawassermarathon eingerichtet. Bis dato haben wir dort zusammen über 500 Follower und die Webseite wird auch zahlreich besucht.

Das Ergebnis ist beeindruckend: Seit Juni haben wir schon über 30 Events gehabt und noch weitere 35 haben wir bis Ende Oktober vor uns.

Man kann es nicht genau sagen, weil wir ja als Ehrenamtliche nicht genau Buch führen, zumindest für mich kann ich sagen, es sind locker 20 Stunden pro Woche (inkl. Wochenende) davon 15 Stunden für den Saunawassermarathon. Wenn die Arbeit und das Team Spaß machen, dann schaut man auch nicht auf die Zeit.

Absolut fantastisch, wieviel Aktion, Einfallsreichtum und Überraschungsmomente es bei den Veranstaltungen gibt. Und wie viele Menschen wir damit schon über das Thema Sauna zusammenbringen konnten.

Das SWM-Team ist überragend, der Einsatz großartig und die Kommunikation über die nun schon über neun Monate ist phänomenal.

Ein cooles Zusammenspiel mit unseren Kooperationspartnern und eine professionelle Betreuung der Anmeldungen durch unsere Geschäftsstelle.

In jedem Fall ein kräftiges Lebenszeichen der DFG nach zwei Jahren Pandemie!

Der Ideenreichtum von unseren Mitgliedern in der DFG, sei es jetzt bei den Machern der einzelnen Veranstaltungen als auch bei der Zusammenarbeit und Ideenreichtum des SWM-Teams. Auf jeden Fall erwähnen möchte ich das schöne Logo des SWM.

Unser Ziel, neben der finnischen Saunakultur auch unseren Verein bekannter zu machen und neue Mitglieder zu gewinnen, haben wir jetzt schon erreicht. Und darauf sind wir stolz und bedanken uns bei all unseren tollen, kreativen Mitgliedern!

Wer noch mitmachen möchte und den Saunaeimer auch mal in den eigenen Händen halten will:

Ihr wollt wissen, wo der Eimer gerade ist?

Folgt uns auf Facebook und Instagram: @saunawassermarathon

Und teilt gerne unsere Beiträge, so machen wir die Aktion noch bekannter! DANKE/KIITOS!